El líder debe garantizar la armonía de la reunión y esta debe ser amena y debe hacer que los participantes deseen estar en ella.
El líder es responsable de que los liderados deseen recibir direcciones. Parece sonar extraño, pero a medida que los liderados se sientan mas en armonía en la reunión, mas desearan participar en ella.
Existen organizaciones que cuando el líder falta a la reunión simplemente la reunión se deja de hacer. Adicionalmente cuando esas reuniones no se hacen los liderados se sienten felices por haberse saltado eso de su agenda. Esto demuestra un problema en el liderazgo de la reunión.
Por el contrario, existen organizaciones, cuando el líder falta, otra persona toma el liderazgo y se hace la reunión. Donde se completa la agenda con facilidad ya que el orden se ha trabajado en el pasado.
Las características de liderazgo que tiene el último ejemplo son las siguientes.
El líder debe:
- Tener agenda
- Garantizar que la reunión comience exactamente a la hora. Ni un minuto antes o después.
- Garantizar que las herramientas estén disponibles y funcionales.
- Garantizar equilibrio entre las tareas y responsabilidades de cada participante.
- Forzar a el correcto comportamiento en la reunión.
- Registrar cada punto que se levanta durante la sesión.
- Llevar el tiempo y dar continuidad.
- Cuestionar los indicadores que están fuera de objetivo.
- Generar confianza para los liderados.
- Ser imparcial.
- Recapitular
- Garantizar que la reunión termine justo a la hora. En este caso si puede terminar unos minutos antes.
Básico. Puntualidad. La reunión debe comenzar a la hora por 3 razones. Primero, respeto a los que llegaron temprano. Segundo, para que la reunión termine a la hora. Tercero, fortalecer la disciplina del equipo.
Existen casos donde uno o mas miembros del equipo invitado a la reunión consistentemente es puntual. Así como otros miembros llegan con retardo consistente.
El líder debe agradecer y resaltar la puntualidad de los puntuales, y valga la redundancia. Esto se hace públicamente en la reunión.
En el caso contrario, el líder debe, inicialmente, recordar privadamente a los retardados. Si el comportamiento continúa se puede preguntar públicamente, pero con mucho respeto, cuando podrán contar con su presencia puntualmente. Recuerda, no es personal. Al final, cuando el retardado consistente se convierta en puntual consistente, el agradecerá que se haga el llamado de atención.
Por último, si en el ambiente existe el conocimiento del respeto a la puntualidad, menores serán los retardados.
2. Garantizar que las herramientas estén disponibles y funcionales.
Cada reunión tiene una necesidad diferente. Existen algunas donde se necesita pizarra, marcadores, borradores, computador, proyector de videos, teléfono, etc. Otras solo requiere se una mesa con sillas. En cualquiera de los dos casos, el líder debe asegurar la disponibilidad y el correcto funcionamiento de estas herramientas.
Se conocen de reuniones donde invitan a 30 personas, hay menos de 15 sillas y por lo menos 3 están peligrosamente malas. Y para agregar mas leña al fuego, la reunión dura mas de una hora.
También existen reuniones donde la persona que modera el video llega justo a la hora, pero toma unos cinco o diez minutos para organizar el proyector de video y la llamada en conferencia.
La idea de este punto es reforzar aun mas la puntualidad de la reunión. Comienza a la hora.
3. Garantizar equilibrio entre las tareas y responsabilidades de cada participante.
Cada participante de la reunión debe ser tratado con igualdad en la reunión. Comunes son los casos donde hay diez participantes en la reunión, uno habla de sus indicadores y el líder ni presta atención. Cuando toca el turno del segundo participante para comentar de sus indicadores, el líder presta atención y cuestiona puntos donde ya el primero habló de ellos. Lo triste del caso es que el líder cobra a la segunda persona lo que la primera tuve que haber resuelto.
Entre los liderados siempre va a existir casos donde no se cuestionan, o, como dicen en mi país, se lanzan puras "bombitas". Preguntas fáciles y todo "esta bien". Así como existen estos casos, están los otros, donde trabajan igual de fuerte. Cuando los resultado están buenos los cuestionan por otras cosas. Y siempre son cuestionados. Estos casos suceden en casi todas las organizaciones. Es trabajo del líder mantener una postura equilibrada con todos los participantes de la reunión.
4. Forzar a el correcto comportamiento en la reunión.
Usted ha estado en una reunión donde solo una o dos personas realmente presta atención? Yo he estado en muchas. Y es fácil describir cuales son los focos de distracción. Primero, algunos gerentes entran a la reunión a hacer bulto. Llegan con un laptop y se ponen a trabajar mientras "escuchan" la reunión. Así que la computadora en la primera distracción. Eso de aprovechar y leer correos mientras se hace la reunión es una distracción y una falta de respeto para el que habla. Existen casos donde quizás es realmente necesario el envío de un correo durante la reunión. Pero el problema es el uso constante y continuo de la computadora en las reuniones. O se asiste a la reunión o se trabaja en la computadora. Mucho hace el que no estorba.
Segundo. El teléfono inteligente. El teléfono inteligente, para lo último que se utiliza es para hacer o recibir llamadas. El teléfono inteligente es una máquina para chatear, leer redes sociales y para jugar Candy Crush. Al igual que el primer caso, siempre habrá un mensaje importante que responder durante la reunión, pero en la mayoría de los casos, la reunión es mas importante. Un buen líder no solo amonesta a quien usa estos equipos en reunión. Mas bien hace que la reunión no permita a los participantes usar estos equipos. Por cierto, recordar que el teléfono debe estar en silencio nunca esta demás.
Tercero. Las personas que hacen una pequeña segunda reunión dentro de la reunión. Algunos lo llaman saboteo. Son personas que no tienen interés en la reunión y terminan por hablar, hacer chistes, o cualquier otra cosa dentro de la reunión. El líder debe darse cuenta de que esto sucede y por alguna razón esa(s) persona(s) no esta(n) prestando atención.
Cuarto. Entradas y salidas constantes de la reunión. O se está o no se está. Es trabajo del líder entender porque esta sucediendo esto y pararlo. Quizás excusar a esa persona que entra y sale constantemente.
Quinto. Las personas que no tienen nada que aportar a la reunión y no cumplen el horario de la reunión. Generalmente gerentes que no llevan indicadores a ver en la reunión o simplemente no tienen nada que aportar. Hay que hacerles saber si su presencia es necesaria y en tal caso, por favor puntualidad.
A línea general, si no se tiene control de comportamiento en la reunión es muy probable la falta de respeto por la reunión. Un buen líder asegura estos cinco puntos y hace una reunión de clase mundial.
5. Registrar cada punto que se levanta durante la sesión.
Es normal que en una reunión se solicite a algún participante una tarea o información para el día siguiente, o para mas tarde, etc. Cualquier solicitud hecha por el líder o cualquier participante debe ser registrada, preferiblemente por el líder. Porque así como es normal que se soliciten tareas o informaciones adicionales, es mas común que esas tareas queden en el aire.
Durante las reuniones de un equipo de producción a medida que salen puntos que deben ser revisados, estos son anotados en una cartelera de ítems pendientes. Esto queda a la vista de todos los participantes, y, especialmente cuando el dueño de la tarea ve que esta está anotada por el líder y lo coloca como responsable, ahí se genera un compromiso casi imposible que falle. Mas aún cuando esta tarea queda a la vista de todos. De modo que el día siguiente esa tarea quedará ahí anotada.
El registro de cada tarea debe tener la siguiente información:
- Fecha en que se levanta
- Departamento que corrige
- No conformidad
- Solución
- Quien lo realiza (héroe)
- Status
También en mis carteleras suelo llevar un score visible para todos de quien es el héroe con mas tareas realizadas. Esta competencia sana hace que la gente se ponga tareas y trabajen porque lo desean.
Volviendo al punto, este tema de registrar las tareas y lo hablado se complementa con el ultimo punto de este capítulo que es recapitular. El registro de tareas durante la reunión, y el cierre de la misma recapitulando hace casi imposible el avance en los trabajos necesarios del día a día.
6. Llevar el tiempo y dar continuidad.
Las reuniones diarias tienen un tiempo máximo de duración. Durante mi carrera he estado en reuniones diarias que duran dos horas. En lo particular me parecía un infierno. Las reuniones periódicas que lidero no pasan de media hora. Esto teniendo un cuidado constante en el tiempo de intervención de cada participante. Esto no quiere decir que se apresure alguna intervención y se dejen de hacer algunas, simplemente observando que si hay algún tópico que esta demorando mas de lo usual se registra una tarea para desarrollar el tema después de la reunión. Por ejemplo, durante la reunión gerencial diaria, mientras se discutía de un defecto que apareció causado por presunta humedad, se cuestionó si el aire acondicionado elimina o no la humedad del cuarto en cuestión. Esto era de poca importancia para la mayoría de los presentes, pero dos personas se tomaron diez minutos discutiendo si el bendito aire funciona o no. Es responsabilidad del líder asegurar que se agenda una reunión aparte para hablar del tema y dar continuidad a la reunión. Ya que, si esto sucede para cada tópico de la agenda la reunión se extendería demás.
Entonces. Siempre ver el reloj y asegurar que tenga continuidad.
7. Cuestionar los indicadores que están fuera de objetivo.
Y mas que cuestionar, hacer coaching. Usualmente hago la analogía con mi hijo si me respondiera que sacó 15 en el examen. Le preguntaría por que, pero sobretodo le preguntaría que hay que hacer para sacar 20.
El cuestionamiento debe ser hecho bajo un ambiente de confianza.
Es muy común los cuestionamientos se hagan con cara de pocos amigos, donde en ocasiones se usen gritos, y en otras pocas los insultos.
El líder debe entender que habla con profesionales. Quizás con los mejores del mercado, sin embargo no dejan de ser personas que pueden estar pasando por un momento difícil, e incluso, que pudieron haber olvidado algo.
Ahora, el cuestionamiento no debe faltar. Solo asegurar que el cuestionado se sienta en la confianza de responder sinceramente y con firmeza. El cuestionamiento con confianza genera autocritica en el cuestionado. Por el contrario, el cuestionamiento con odio, genera temor y saca lo menos profesional del individuo.
8. Generar confianza para los liderados.
Creo que se habló bastante en el punto anterior. Sin embargo este puede ser uno de los temas mas importantes en este libro.
Cuando la confianza esta en alto nivel, el líder puede sentir seguridad de que los liderados serán leales. Esta confianza se genera entendiendo a los individuos. Cuestionando acertadamente. Saludando y respondiendo.
Un ejemplo de mi carrera es un buen jefe que tuve. Yo sentía que tenia a mi equipo altamente motivado, logrando resultados que nunca habíamos logrado. Incluso había celebración en mi equipo. Sin embargo, durante las reuniones, este jefe cuestionaba cada simple punto de mis indicadores. Los que estaban buenos los obviaba, y los que no estaban tan buenos me cuestionaba de la siguiente manera: "Francisco, ¿necesitas una niñera para que te recuerde esto?". Esto me lo dijo en medio de una sala llena con veinte personas. Obviamente mi confianza se quebró. Cosa que me costó recuperar.
Este tipo de actitud creo que mas que ayudar lo que hacer es generar dificultad no solo de momento sino a futuro.
Pongo el ejemplo porque creo que esa fue una de las escenas que me hizo escribir esta suma de experiencias. Se que ese jefe es una buena persona, pero no me supo llevar como liderado.
Hoy, como líder, se que este tema de generar confianza es tarea del líder.
9. Ser imparcial.
El líder, al igual que cualquier ser humano tendrá mejores relaciones con algunas personas que con otras. Probablemente hará una amistad con un liderado mientras que con otras no. Eso es totalmente normal y debemos aceptarlo.
Lo que el líder debe cuidar es asegurar ser imparcial. Se ve con frecuencia cuando un liderado falla y el cuestionamiento es con un tono delicado mientras que con otros el tono es agresivo. Todos ven esto. Y cuando todos ven esto el que queda mal es el líder.
Esto también se ve con frecuencia cuando el líder de hombre y tiene, por ejemplo cuatro liderados, una mujer y tres hombre. A las mujeres se les trata con mas respeto que a los hombres. Esto no habla bien del líder. Asi que imparcialidad.
10. Recapitular.
Y si hay que hacerlo dos veces, se recapitula dos veces.
Una herramienta muy poderosa en reuniones es tomar en cuenta recapitular lo hablado en la reunión. Recordar los tópicos mas calientes y revisar todas las tareas y puntos que se levantaron durante la reunión. Esto simplemente asegura que nadie se va sin la información necesaria. Ademas, crea una presión social ya que cada punto fue repetido al menos dos veces, así que no hay cabida para no estar enterado.
Algunas personas puede que les resulte tonto la recapitulación. Pero si les parece tonto es porque no saben hacer reuniones.
11. Garantizar que la reunión termine justo a la hora. En este caso si puede terminar unos minutos antes.
El respeto por el horario de los demás es algo clave en el líder. Cuando los liderados saben que la reunión cumplirá la hora de finalización sentirán la seguridad contar con el tiempo justo después de lo agendado.
Las reuniones son claves para todas las organizaciones, pero si no se hacen bien, las reuniones son el lugar donde el jefe se lleva la información y todos pierden dos horas de trabajo.
Por eso, una reunión perfecta puede tener resultados extraordinarios. Y, con disciplina, los indicadores de las reuniones diarias deberían mejorar consistentemente.
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