Por ejemplo, vamos a lo obvio.
Cada individuo en una oficina de contabilidad necesita una computadora. No obstante no cada individuo necesitará una impresora.
Quizás este ejemplo es muy obvio, pero de esto se trata este capítulo. De poder saber escoger cuales pueden ser herramientas comunes y cuáles deben ser herramientas individuales.
Pero antes, por que hacer esta diferenciación?
La primera razón que nos viene a mente es COSTOS. Por qué tener 50 impresoras cuando se puede tener 1 o 2 perfectamente funcionales para 50 personas.
La segunda razon, no tan obvia, es por la misma ergonomía del trabajador. Si cada trabajador tiene una impresora, ese espacio que toma la impresora se le resta al trabajador.
Entonces, cuales son herramientas individuales.
- Computadora para personal de confianza.
- Escritorio y Silla.
- Agenda.
- Bolígrafo, lápices, marcadores, resaltadores, etc.
- Teléfono.
- Y cualquier implemento que use con frecuencia.
Ahora, el foco en este tema no es lo individual, es lo compartido. Esta lista tiene implementos que se dañan, ensucian, se pierde, y, sobre todo, no requiere una ubicación específica en tu escritorio.
Lo compartido son implementos que los usas muy poco, pero los necesitas esporadicamente.
Lo compartido también son implementos que usan continuamente pero ubican demasiado de tu espacio.
- Impresora
- Hojas Blancas
- Grapadora
- Clips
- Separadores
- Hojillas
- Guillotinas
- Cartulinas
- Transparencias,
- entre otros.
Se entiende la idea aquí?
Alguno de los implementos son muy obvios, como la impresora, guillotina, etc. Pero el segundo ítem: Hojas Blancas. Si esto no es un implemento compartido, cada escritorio tendrá una bandeja especificamente para hojas.
Si usted usa la grapadora una vez al día, probablemente su vecino también lo usa con la misma frecuencia. Por qué no tener un lugar para estos implementos compartidos.
La recomendación aquí es:
Una mesa para artículos de oficina compartidos, que contenga lo siguiente.
- Impresora con dos bandejas. Una para hojas blancas, y otra para hojas para reciclado. Las hojas deben ir en la bandeja.
- Grapadora
- Guillotina.
- Grapas
- Clips-
- Separadores
- Transparencias
- Y todo en la lista mencionada arriba.
- Todo lo que usted considera como implemento compartido que no está en la lista.
- Una pizarra acrílica con marcador en caso alguien necesite toma algún implemento y sacarlo fuera del área de artículos compartidos.
Esto ahora dinero, espacio y molestias. Adicionalmente crea un sentido de pertenencia compartido entre los usuarios de la oficina.
Si estos artículos se mantienen completos y ordenados, usted puede aseverar que su oficina y sus compañeros están en una excelente oficina.
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